RESMİ YAZI VE EBYS UYGULAMA ESASLARI İÇİN TIKLAYINIZ.
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) UYGULAMA ESASLARI
1. EBYS'ye geçilmesiyle birlikte, Doküman Yönetim Sistemi'nde (DYS) evrak oluşturma,
onaylama ve sayı alma işlemleri (üst yazı, olur vb.) yapılamayacaktır. Bu nedenle, yönetici,
öğretmen ve diğer personelin DYS aktif iş listesinde bulunan tüm evrakları (büro kayıt, akış
bitirme, okudum vb.) 04.07.2024 tarihine kadar tamamlaması gerekmektedir.
2. DYS'de belge niteliğine kavuşmuş evrakların EBYS'ye taşınma çalışmaları devam
etmektedir. Taşıma işlemi tamamlandıktan sonra DYS'deki belgelere EBYS üzerinden
erişilebilecektir. DYS'de oluşturulmuş eski evraklara DYS üzerinden sadece okuma
modunda erişim sağlanabilecektir.
3. EBYS kurulum, kullanım ve yardım kılavuzları ile eğitim videolarına
https://ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecektir.
4. EBYS'ye MEBBİS ortak ekranında (https://mebbis.meb.gov.tr) bulunan EBYS simgesi ile
giriş yapılacaktır.
5. EBYS'de tarama servislerinin çalışması ve hızlı e-imza atılabilmesi için e-imza servisinin
kurulması gerekmektedir. Güncel e-imza servisi kurulum dosyasına
https://ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecektir.
6. EBYS'de mevcut e-imzalar kullanılmaya devam edilecek olup amir (son imzacı) ya da amir
olarak vekalet alacak EBYS kullanıcılarına mevcut e-imzalarının süresi dolması durumunda
yeni e-imza temin edilecektir. Amir ya da amir vekaleti alacaklar dışındaki EBYS
kullanıcılarına yeni e-imza başvurusu yapılmayacak, süresi bitenler yenilenmeyecek ve
başvuru yapanların talepleri onaylanmayacaktır.
7. Kurum içinde gerçekleşecek vekaletin amir tarafından yapılması esas olup ayrıca EBYS
yöneticileri tarafından da bu işlem yapılabilecektir.
8. Dijital dönüşüm ve tasarruf tedbirleri kapsamında, posta birimleri dışında çıktı
alınmayacaktır.
9. Oluşturulan belgelere konu kodları ve kaldırılacak klasörler eklenirken Standart Dosya
Planı'na göre doğru ve uygun olanların seçilmesine özen gösterilecektir.
10. Birimlerimize fiziksel ortamda gelen belgelerin tarama ve kayıt işleminden sonra birim
arşivinde Standart Dosya Planı esas alınarak arşivlenecektir.
11. EBYS'ye kayıt esnasında mümkün olduğunca belge ve ekinin taranarak sisteme alınması
esastır. Taranamayacak belgeler ya da nesneler için "Not Ekle" kısmına not yazılacaktır. Söz
konusu taranamayan belge ve nesneler de asıl belge ile birlikte arşivlenecektir.
12. Taranarak sisteme kaydedilmiş fiziksel bir belgenin veya ekinin aslına ihtiyaç duyulması
halinde birim arşivine müracaat edilecek olup "Arşivden Belge İsteme Formu" düzenlenerek
teslim alınacak ve işlem bittiğinde arşive iade edilecektir.
13. Belge oluştururken "Bilgileri", "Editör", "Ekleri", "İlgileri", "İlişkili Evraklar" ve "Evrak
Notları" kısmının doğru olarak girilmesi ve işlem yapılması gerekmektedir.
14. Belge oluştururken bilgi veya gereği seçilirken birim hiyerarşisine göre işlem yapılacak olup
silsile atlanmayacaktır.
15. Belge oluştururken onay akışı düzenleme işlemi, birim hiyerarşisi göz önünde
bulundurularak onay sırası aşağıdan yukarıya doğru seçilecektir.
16. EBYS'de "Çok Gizli", "Gizli" vb. belgeler oluşturulmayacak, bu tür evraklar için
EBYS'den sadece sayı alınacaktır.
17. Gerçek kişi ve tüzel kişi oluşturulurken önce kayıt olup olmadığı kontrol edilmeli, yoksa
eklenmelidir. Mükerrer kayıt yapılmamalıdır.
18. EBYS'de kullanıcıların profil kısmından iletişim bilgilerini girmeleri gerekmektedir.
19. Evrak havale yetkisi olan personelin, evrak ve eklerini dikkatle inceleyerek dağıtım yapması,
ilgisi olmayan birim ya da personele evrak dağıtımı yapmaması gerekmektedir.
Bu düzenlemeler, EBYS kullanımının etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamayı
amaçlamaktadır.
